Odata cu aparitia acestui Regulament GDPR au inceput sa apara tot felul de noi termeni, documente, proceduri, practic e plin de nou si greu de inteles pe alocuri. Printre noutatile aduse de acest Regulament, se vehiculeaza tot mai des termenul de Registru de Evidenta a Prelucrarilor de Date. In cele ce urmeaza va vom ajuta sa intelegeti ce este si de ce este asa mare nevoie de el, fiind primul document cerut de reprezentantii Autoritatii cand acestia vin in control.
Acest Registru este documentul in care trebuie sa tineti evidenta tuturor prelucrarilor de date, mai exact, toate procesele de prelucrare pe care le realizati, trebuie sa fie notate in acesta. Cand vorbim despre procese de prelucrare ne referim la o actiune (proces) in decursul careia folositi date cu caracter personal (prelucrati date cu caracter personal). Sa luam ca exemplu recrutarea de personal: in acest demers urmariti sa acoperiti posturile vacante (care potrivit GDPR este un scop al prelucrarii, adica este motivul pentru care prelucrati acele date), va folositi de datele cu caracter personal ale candidatilor (persoanele vizate).
In cuprinsul acestui Registru trebuie sa mentionati toate datele cu caracter personal (CNP, nume si prenume, inregistrari voce sau monitorizare video, pontaj, numar de telefon, adresa de e-mail etc.) dar si documentele personale (copii acte de identitate, copii acte de studii, copii diplome de specializare etc.) pe care le folositi pentru a realiza scopul propus. Pe langa acestea, mai trebuie sa mentionati si categoria de persoane vizate (cand spunem persoane vizate ne referim la acele persoane fizice carora le apartin datele. Ex: angajati, clienti persoane fizice, reprezentanti / angajati / persoane de contact desemnate de partenerii contractuali etc.). Mai mult de atat, trebuie sa cuprinda toate masurile tehnice si organizatorice de siguranta, pe care le aplicati, astfel incat sa asigurati protectia datelor si confidentialitatea acestora.
