De cele mai multe ori, senzația de apăsare, de aglomerare cu taskuri multe și interminabile se răsfrânge asupra noastră și din mediul înconjurător. Oricât de mare ar fi dimensiunea biroului în care ne desfășurăm mai bine de jumătate din existența zilnică, tindem să acumulăm din ce în ce mai multe lucruri din motive de necesitate sau pur estetice.
Cu siguranță și mediul birocratic are un cuvânt important de spus când vine vorba de “pus la păstrare”, pentru că nu se știe niciodată când vine acel moment în care va fi nevoie de o hârtie și este bine să le avem pe toate la îndemână.
Avansăm totuși rapid în ultima vreme. Timpul prinde alte dimensiuni, mediul se schimbă din ce în ce mai alert. Funcționalitățile de astăzi ale unui produs devin mult mai simple și mai eficiente mâine. Așa se întâmplă și în cazul arhivelor, acele aglomerări constante ale spațiului în care lucrăm. Un biblioraft astăzi, mult mai multe documente strânse mâine.
O soluție actuală, modernă, pentru îndosariere și păstrarea acelor documente pe care legea ni le cere este fără îndoială arhivarea electronică. Presupune un minim de efort privind scanarea documentelor aflate deja pe suport de hârtie, dar oferă foarte multe avantaje:
- Contribuie la ergonomia spațiului
Documentele iau formă electronică, fapt ce duce la o eliberare a spațiului și la reducerea costurilor alocate închirierii de depozite sau achiziționarea de mobilier pentru depozitare, de hârtie și echipamente de printare.
- Documentele sunt accesate imediat prin intermediul computerului sau mobilului
Găsiți informațiile necesare fără a căuta prin sertare sau cutii, fără a vă deplasa din fața calculatorului. Puteți căuta după cuvinte cheie, perioade calendaristice, nume de fișiere sau alte criterii stabilite de dumneavoastră pentru a găsi datele necesare în câteva secunde.
- Tot timpul există o copie de rezervă
Documentele electronice pot fi duplicate și păstrate pe mai multe medii de stocare pentru a fi protejate în situații nefericite. Pierderea, deteriorarea sau furtul documentelor sunt reduse semnificativ.
- Datele nu pot fi accesate de persoane neautorizate
Arhivarea electronică protejează accesul neautorizat la documentele electronice prin parole, criptare și stocare în sisteme securizate. Dumneavoastră sunteți singurul cunoscător al informației.
- Conformitate și auditare
Diverse legi solicită păstrarea documentelor pentru o anumită perioadă de timp. Arhivarea electronică poate ajuta organizațiile să respecte cerințele legale și reglementările referitoare la păstrarea documentelor, facilitând auditurile și demonstrând conformitatea.
Arhivarea electronică presupune 2 ramuri principale de acțiune:
- Arhivarea fizică a documentelor
Documentele sunt preluate de către arhivator, transportate la sediul de arhivare, organizate pe dosare și bibliorafturi, numerotate și depuse pentru păstrare în cel mai riguros mediu. Opțional, arhivarea fizică poate fi mutată și pe platforma online de arhivare, de unde se pot accesa foarte simplu și rapid datele, acestea respectând toate normele legislative actuale.
2. Arhivarea virtuală a documentelor
În această etapă se stabilește tipul documentelor care se doresc a fi arhivate online și se setează câmpurile cheie de identificare și sortare. Apoi, cu ajutorul unei platforme online se scaneză, iar ele vor fi arhivate automat, acreditate legislativ și organizate în foldere, astfel încât identificarea lor să fie eficientă și facilă.
Sumarizând, arhivarea electronică vă poate oferi spațiul liber de care aveți nevoie la birou și nu doar atât. Este o modalitate de a eficientiza activitatea medicală, de a economisi costurile și de a îmbunătăți modul în care gestionați informațiile.
Începând de acum, Setrio vă poate ajuta și cu acest tip de serviciu. Dacă este de interes pentru dumneavoastră și doriți mai multe detalii privind soluția modernă de arhivare, vă stăm la dispoziție (marketing@setrio.ro I 0740 225 225).